Для решения задач проекта приобрели коробочное решение «1С:Документооборот КОРП», на выбор повлияло
- наличие в типовом решении требуемого функционала
- доступность специалистов, способных реализовать проект
- знание пользователями продуктов 1С, т.к. вели учет в 1С: Бухгалтерии и 1С: ЗУП
Работы по проекту разделили на 2 блока и выполняли последовательно.Блок 1. Автоматизация секретариата и внутренний документооборот
Блок 2. Управление договорами и проектный учет
В каждом из блоков:
- Провели моделирование — описание процессов внутреннего документооборота и корреспонденции (as is)
- Подготовили описанную модель реестра бизнес процессов как будет (to be)
- На тестовой базе подготовили сквозные примеры и продемонстрировали ключевым пользователям
- Собрали и реализовали необходимые для запуска доработки
- Спроектировали права доступа (настроили группы доступа, профили групп, настройки доступности по состоянию документов)
- Подготовили инструкции
- Обучили пользователей
- Ввели систему в промышленную эксплуатацию
- Постпроектное сопровождение системы
В рамках автоматизации договорной работы выполнены настройки потокового сканирования и доработки печати штрихкодов. Автоматизирована печать этикеток штрихкодов секретариатом
В ходе проекта кастомизировали типовую систему — для удобства пользователей внесли ряд доработок:
- Доработали настройки автозаполнения процессов
- Доработали рассылки писем — уведомлений о состояниях согласования
- Сделали доработки по управлению реквизитами форм документов
- Выполнили бесшовную интеграцию с «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ. Финанс» — заявки на расходование денежных средств, после согласования, отправляются в систему Казначейства для учета в бюджете и оплаты
- Сделали доработки по автоматическому созданию документов на основании (например, если служебная записка на командировку согласована и утверждена, то автоматически создается заявка на расходование денежных средств)
- Доработали формы выбора, отборы, новые реквизиты
В результате проекта автоматизировано 70 рабочих мест, большая часть которых приходится на Центральный офис АО «Белуга Проджектс Лоджистик» в Москве, часть на филиал в и часть на сотрудников с удалёнными рабочими местами.
Для успешного запуска сотрудники АО «Белуга Проджектс Лоджистик» прошли базовый онлайн курс «Профессиональная работа в программе «1С:Документооборот 8» в Учебном центре 1С. Позже специалисты интегратора ООО «Графит» провели дополнительное обучение пользователей на местах, с учетом измененного функционала программы.
Система передана в промышленную эксплуатацию 01.03.2023 г, осуществляется постпроектное сопровождение.
Перспективы по развитию системы: автоматизация других областей работы — управление проектами, охрана труда, склад.
За 2023 год в «1С:Документооборот КОРП» обработано 12 462 документа (сумма входящих, исходящих и внутренних документов, прошедших через систему).