Главная
ГлавнаяВнедрение системы электронного документооборота
Заказчик
АО «Белуга Проджектс Лоджистик», эксперт по работе с промышленными грузами
Отрасль
Решённые задачи
Внедрённое решение
Цвета, которые можно использовать для фона у разных кейсов я положила справа
Настройка #ссылок для поиска по фильтрам:
1) На странице с Бизнес-кейсами применяем нужный фильтр
2) Копируем адрес из адресной строки Бизнес-кейсов с применённым фильтром
3) Выделяем слово или фразу на макете, который будет ссылкой, кликаем на него, пока не выедет белая менюшка настроек текста сверху
4) Кликаем на иконку гиперссылки
5) Вставляем наш адрес + применяем аналогичные настройки, как на скрине)
1) На странице с Бизнес-кейсами применяем нужный фильтр
2) Копируем адрес из адресной строки Бизнес-кейсов с применённым фильтром
3) Выделяем слово или фразу на макете, который будет ссылкой, кликаем на него, пока не выедет белая менюшка настроек текста сверху
4) Кликаем на иконку гиперссылки
5) Вставляем наш адрес + применяем аналогичные настройки, как на скрине)
Заказчик
АО «Белуга Проджектс Лоджистик» специализируется на решении сложных инженерных и логистических задач по подъёму, перемещению и монтажу промышленных грузов
70
Автоматизированных рабочих мест (АРМ)
100
Сотрудников в штате
Цели проекта
01
Выстроить внутренние процессы по финансовым операциям и первичным бухгалтерским документам
02
Автоматизировать входящую и исходящую корреспонденцию
03
Автоматизировать договорную работу (доходные и расходные договоры)
Описание проекта
Для решения задач проекта приобрели коробочное решение «1С:Документооборот КОРП», на выбор повлияло
Работы по проекту разделили на 2 блока и выполняли последовательно.
Блок 1. Автоматизация секретариата и внутренний документооборот
Блок 2. Управление договорами и проектный учет
В каждом из блоков:
В рамках автоматизации договорной работы выполнены настройки потокового сканирования и доработки печати штрихкодов. Автоматизирована печать этикеток штрихкодов секретариатом
В ходе проекта кастомизировали типовую систему — для удобства пользователей внесли ряд доработок:
В результате проекта автоматизировано 70 рабочих мест, большая часть которых приходится на Центральный офис АО «Белуга Проджектс Лоджистик» в Москве, часть на филиал в и часть на сотрудников с удалёнными рабочими местами.
Для успешного запуска сотрудники АО «Белуга Проджектс Лоджистик» прошли базовый онлайн курс «Профессиональная работа в программе «1С:Документооборот 8» в Учебном центре 1С. Позже специалисты интегратора ООО «Графит» провели дополнительное обучение пользователей на местах, с учетом измененного функционала программы.
Система передана в промышленную эксплуатацию 01.03.2023 г, осуществляется постпроектное сопровождение.
Перспективы по развитию системы: автоматизация других областей работы — управление проектами, охрана труда, склад.
За 2023 год в «1С:Документооборот КОРП» обработано 12 462 документа (сумма входящих, исходящих и внутренних документов, прошедших через систему).
- наличие в типовом решении требуемого функционала
- доступность специалистов, способных реализовать проект
- знание пользователями продуктов 1С, т.к. вели учет в 1С: Бухгалтерии и 1С: ЗУП
Работы по проекту разделили на 2 блока и выполняли последовательно.
Блок 1. Автоматизация секретариата и внутренний документооборот
Блок 2. Управление договорами и проектный учет
В каждом из блоков:
- Провели моделирование — описание процессов внутреннего документооборота и корреспонденции (as is)
- Подготовили описанную модель реестра бизнес процессов как будет (to be)
- На тестовой базе подготовили сквозные примеры и продемонстрировали ключевым пользователям
- Собрали и реализовали необходимые для запуска доработки
- Спроектировали права доступа (настроили группы доступа, профили групп, настройки доступности по состоянию документов)
- Подготовили инструкции
- Обучили пользователей
- Ввели систему в промышленную эксплуатацию
- Постпроектное сопровождение системы
В рамках автоматизации договорной работы выполнены настройки потокового сканирования и доработки печати штрихкодов. Автоматизирована печать этикеток штрихкодов секретариатом
В ходе проекта кастомизировали типовую систему — для удобства пользователей внесли ряд доработок:
- Доработали настройки автозаполнения процессов
- Доработали рассылки писем — уведомлений о состояниях согласования
- Сделали доработки по управлению реквизитами форм документов
- Выполнили бесшовную интеграцию с «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ. Финанс» — заявки на расходование денежных средств, после согласования, отправляются в систему Казначейства для учета в бюджете и оплаты
- Сделали доработки по автоматическому созданию документов на основании (например, если служебная записка на командировку согласована и утверждена, то автоматически создается заявка на расходование денежных средств)
- Доработали формы выбора, отборы, новые реквизиты
В результате проекта автоматизировано 70 рабочих мест, большая часть которых приходится на Центральный офис АО «Белуга Проджектс Лоджистик» в Москве, часть на филиал в и часть на сотрудников с удалёнными рабочими местами.
Для успешного запуска сотрудники АО «Белуга Проджектс Лоджистик» прошли базовый онлайн курс «Профессиональная работа в программе «1С:Документооборот 8» в Учебном центре 1С. Позже специалисты интегратора ООО «Графит» провели дополнительное обучение пользователей на местах, с учетом измененного функционала программы.
Система передана в промышленную эксплуатацию 01.03.2023 г, осуществляется постпроектное сопровождение.
Перспективы по развитию системы: автоматизация других областей работы — управление проектами, охрана труда, склад.
За 2023 год в «1С:Документооборот КОРП» обработано 12 462 документа (сумма входящих, исходящих и внутренних документов, прошедших через систему).
Результаты работы над проектом
- Ускорили согласование внутренних документов
- Реализовали пошаговый алгоритм бизнес-процесса по подготовке исходящих писем
- Отказались от бумажного документооборота в части служебных записок (внутренних, на оплату, командировочных)
- Упорядочили подготовку приказов и распоряжений
- Упорядочили бухгалтерский документооборот (для заказчика это было важно, т.к. в их проектной деятельности и работе с субподрядчиками, бухгалтерские документы часто терялись у исполнителей, удалось усовершенствовать и упорядочить процесс получения входящей корреспонденции, её адресацию исполнителю и в бухгалтерию, а также запротоколировать этапы передачи документов между подразделениями)
Появились вопросы?
Оставьте заявку на звонок руководителю проекта
